Étape d’évaluation
N’utilisez les documents complémentaires ou les entretiens que si nécessaire
Une demande complémentaire ou un entretien constitue une étape supplémentaire de l’évaluation. Elle permet de clarifier le dossier ou de l’examiner plus complètement au regard des critères.
- Demandez un document lorsqu’une preuve actuelle ou explicative est nécessaire.
- Demandez une précision lorsqu’un document et la déclaration du candidat doivent être clarifiés.
- Envoyez une invitation si l’entretien fait partie de votre procédure prédéfinie.
- Limitez les demandes aux informations pertinentes pour la candidature et le programme.
Ne demandez pas sans motif un document à jour déjà présent dans le formulaire ou accessible aux utilisateurs autorisés. Toute demande supplémentaire doit être nécessaire et proportionnée.
Demander un document
Expliquez clairement ce qui est nécessaire et pourquoi
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Ouvrez le dossier du candidat
Dans le panneau de gestion, vérifiez le programme et le candidat sélectionnés.
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Créez la demande de document ou de précision
Utilisez l’action correspondante pour nommer l’information ou le document et expliquer son lien avec l’évaluation.
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Précisez les conditions du document
Si nécessaire, indiquez la date requise, la lisibilité, le format accepté et la date limite.
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Indiquez le canal à utiliser
Expliquez où téléverser le document dans l’écran de candidature ou comment l’envoyer par un canal institutionnel vérifié.
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Suivez la réponse dans le même dossier
Associez le document au bon candidat et au bon programme ; ne créez pas de copies inutiles.
Limitez la demande aux données utiles à l’évaluation. Ne demandez jamais le numéro complet d’une carte, un mot de passe bancaire, un code SMS ou des données sans rapport avec la bourse.
Canal de transmission
Utilisez un canal sécurisé que le candidat peut vérifier
Dans la mesure du possible, gérez la demande depuis le panneau et les options de l’écran de candidature bursverenler.org. Si un formulaire propre au programme ou un canal institutionnel est nécessaire, affichez clairement l’organisme, la bourse, le domaine du lien, les informations demandées et l’échéance.
- Envoyez le lien de téléversement uniquement au candidat concerné.
- N’utilisez ni adresse e-mail personnelle, ni compte cloud personnel, ni lien de messagerie invérifiable.
- Pour un formulaire externe, informez clairement le candidat du responsable des données et de leur finalité.
- Ne dirigez pas le candidat vers une adhésion, un paiement ou une ouverture de compte sans rapport avec la candidature.
Demandez-lui de vérifier l’état dans son compte et ses coordonnées enregistrées. Indiquez le guide des notifications si le message n’arrive pas. Avant tout envoi, il doit confirmer que la demande concerne sa candidature et un organisme vérifié.
Entretien ou réunion
Précisez l’objectif et les modalités de participation
L’entretien peut servir à évaluer l’adéquation du candidat au programme et à approfondir les informations du dossier. Donnez toutes les informations indispensables.
- Indiquez la date, l’heure, le fuseau horaire, la durée approximative et le format en ligne ou en présentiel.
- Partagez le lien d’une réunion en ligne uniquement avec le candidat concerné.
- En présentiel, précisez l’adresse complète, la personne à contacter et les indications d’arrivée.
- Indiquez les informations ou documents à préparer.
- Expliquez si la présence doit être confirmée et comment signaler une indisponibilité.
- Précisez qu’une invitation à un entretien ne crée pas, à elle seule, un droit à la bourse.
Confidentialité et équité
Limitez la communication à l’objectif du programme
Les demandes et invitations doivent servir uniquement aux besoins d’évaluation du programme concerné. Les informations, documents et notes d’entretien ne doivent pas être partagés avec des personnes ou canaux non autorisés.
- Appliquez une démarche cohérente aux candidats dans des situations comparables.
- Évitez les questions discriminatoires, inutiles ou sans rapport avec le programme.
- Ne transférez pas les documents hors de la procédure autorisée de l’organisme.
- Conservez les notes dans un environnement accessible uniquement aux utilisateurs autorisés.
- Appliquez les mesures du guide Protection des données exportées.
Étape suivante
Une demande complémentaire ou un entretien n’est pas une décision finale
Demander des informations ou inviter un candidat ne signifie pas que sa candidature sera retenue. Évaluez la réponse, les documents et l’entretien au regard des critères prédéfinis, puis enregistrez la décision dans la procédure autorisée de l’organisme.
Gérez les communications, les notes et le résultat sous le bon programme et le bon candidat. Seuls les utilisateurs autorisés doivent effectuer une action modifiant l’état de la candidature.