Principe fondamental
Utilisez les données uniquement pour les besoins du programme
Les formulaires, documents et coordonnées peuvent être utilisés pour examiner la candidature, évaluer les conditions, communiquer si nécessaire et suivre le boursier. Ils ne doivent pas servir à des finalités extérieures au programme.
- Vérifier la conformité de la candidature aux conditions.
- Évaluer les déclarations et les documents transmis.
- Communiquer au sujet de documents complémentaires, d’explications, d’entretiens ou du processus.
- Gérer la continuité, les résultats et le suivi après l’attribution.
- Effectuer les travaux autorisés d’évaluation, de comptabilité et de rapport.
Le dépôt d’une candidature n’autorise pas l’organisme à utiliser sans limites les données personnelles du candidat dans ses autres activités.
Autorisation d’accès
Seuls les utilisateurs autorisés pour le programme concerné doivent accéder aux données
L’accès doit être limité aux utilisateurs chargés du programme et aux dossiers nécessaires à leur mission. Chaque utilisateur doit employer son propre compte ; les identifiants et mots de passe ne doivent pas être partagés.
- Consultez uniquement les dossiers nécessaires à votre fonction.
- N’utilisez pas de compte ou de mot de passe partagé.
- Retirez rapidement l’accès lorsqu’une personne change de fonction ou quitte l’organisme.
- Déconnectez-vous après l’utilisation d’un appareil partagé.
- Signalez toute connexion suspecte ou tout accès non autorisé au responsable de votre organisme.
Évaluation et communication
Utilisez les données dans la mesure nécessaire aux décisions et aux échanges
L’organisme définit les conditions de sa bourse, examine les candidatures selon ses critères et effectue la sélection finale par ses processus autorisés. bursverenler.org fournit l’infrastructure de candidature, de documents, d’évaluation, de rapport et de transaction sécurisée.
Puis-je demander des informations ou documents complémentaires ?
Oui, s’ils sont nécessaires à l’évaluation. La demande doit suivre le processus de candidature approprié et rester pertinente et proportionnée aux conditions de la bourse.
Puis-je communiquer avec un candidat ?
Oui. Les échanges doivent se limiter à la candidature, aux documents, à l’entretien, au résultat ou au suivi. Les données ne doivent pas servir à des messages promotionnels ou commerciaux.
L’organisme peut-il voir les données de tous les candidats ?
Non. Les utilisateurs doivent uniquement accéder aux dossiers liés aux bourses et programmes de leur propre organisme pour lesquels ils sont autorisés. Cet accès ne couvre pas l’ensemble des candidats de la plateforme.
Limites du partage
Ne partagez pas les données avec des personnes non autorisées ou pour des finalités étrangères
Les informations, documents et détails de candidature ne sont généralement pas ouverts aux donateurs, aux autres candidats ou aux personnes extérieures. Le partage doit être nécessaire, limité et autorisé pour le processus concerné.
- N’envoyez pas de listes, formulaires ou documents par des personnes ou canaux non autorisés.
- N’utilisez pas les données pour la promotion, le marketing, des annonces ou des communications sans rapport.
- Dans les modèles permettant de présenter des candidats au donateur, partagez uniquement les informations nécessaires au choix.
- Ne dupliquez pas inutilement les données d’identité, de contact, de revenus, d’études ou autres.
- Si un partage avec un autre organisme ou prestataire est nécessaire, suivez les procédures d’autorisation, de finalité et de sécurité de votre organisme.
Exportation et stockage
Les fichiers téléchargés depuis le panneau restent des données personnelles
Les fichiers Excel, PDF, documents et autres éléments exportés à des fins de rapport ou d’évaluation conservent leur caractère personnel. L’organisme qui les télécharge et les stocke doit gérer leur sécurité, leur accès, leur utilisation et leur suppression ou destruction finale.
- Exportez uniquement les candidats et champs nécessaires.
- Stockez les fichiers dans un environnement sécurisé à accès restreint.
- Ne les archivez pas sur des appareils, e-mails ou espaces infonuagiques personnels ou non autorisés.
- Ne les conservez pas au-delà de la durée définie par l’organisme.
- À la fin de la finalité, supprimez-les ou détruisez-les selon la politique de conservation-destruction et les obligations légales.
bursverenler.org ne peut ni voir ni supprimer automatiquement les copies téléchargées sur les ordinateurs, comptes e-mail ou espaces de stockage de l’organisme. La mise à jour d’un dossier, la fermeture d’un accès ou la suppression d’une adhésion n’efface pas ces copies.
Travail sécurisé
Gérez les documents, messages et captures d’écran en toute sécurité
La sécurité dépend aussi des pratiques quotidiennes des utilisateurs. Évaluez les risques d’accès, de stockage et de partage lorsque des informations sont utilisées hors du panneau.
- Ne partagez pas de fichiers ou captures par e-mail, messagerie ou lien public non autorisé.
- N’envoyez pas de données inutiles dans une demande d’assistance technique.
- Informez immédiatement le responsable en cas de mauvais destinataire, appareil perdu ou accès suspect.
- Conservez les éléments relatifs à l’incident et suivez les procédures de protection des données et de sécurité de l’organisme.
La possibilité de consulter ou d’exporter des données ne donne pas le droit de les utiliser, publier ou transférer sans limites.