Temel ilke
Verileri yalnızca burs programının amacı doğrultusunda kullanın
Adayların form, belge ve iletişim bilgileri; başvurunun incelenmesi, program koşullarının değerlendirilmesi, gerekli iletişimin kurulması ve bursiyer takibi için kullanılabilir. Bu bilgiler program dışındaki amaçlarla kullanılmamalıdır.
- Başvurunun program koşullarına uygunluğunu incelemek.
- Adayın beyanları ile yüklediği belgeleri değerlendirmek.
- Ek belge, açıklama, görüşme veya süreç bilgisi için adayla iletişim kurmak.
- Burs verildiyse devam, başarı ve program kapsamındaki takip süreçlerini yürütmek.
- Programla ilgili yetkili değerlendirme, muhasebe ve raporlama çalışmalarını yürütmek.
Adayın burs başvurusu yapmış olması, kişisel verilerinin kurum tarafından başka faaliyetlerde sınırsız biçimde kullanılmasına izin vermez.
Erişim yetkisi
Bilgilere yalnızca ilgili program için yetkilendirilmiş kurum kullanıcıları erişmelidir
Aday verilerine erişim, ilgili burs programını yürütmekle görevli kurum kullanıcılarıyla ve görev için gerekli kayıtlarla sınırlı tutulmalıdır. Her kullanıcı kendi hesabını kullanmalı; kullanıcı adı ve şifreler paylaşılmamalıdır.
- Yalnızca göreviniz için gerekli aday kayıtlarını görüntüleyin.
- Ortak kullanıcı hesabı veya ortak şifre kullanmayın.
- Görevi değişen ya da kurumdan ayrılan kişilerin erişimini gecikmeden kaldırın.
- Paylaşımlı cihazlarda işiniz bittiğinde hesabınızdan çıkış yapın.
- Şüpheli giriş veya yetkisiz erişim fark ederseniz kurumunuzun yetkilisini bilgilendirin.
Değerlendirme ve iletişim
Verileri karar ve iletişim sürecinde gerekli ölçüde kullanın
Kurum, kendi burs programının koşullarını belirler; başvuruları kendi ölçütleriyle inceler ve nihai seçimi yetkili süreçleriyle yapar. bursverenler.org ise başvuru, belge, değerlendirme, raporlama ve güvenli işlem altyapısı sağlar.
Adaydan ek bilgi veya belge isteyebilir miyim?
Evet. Bilgi veya belge program değerlendirmesi için gerekliyse adaydan platformdaki başvuru sürecine uygun biçimde ek açıklama ya da belge istenebilir. İstenen içerik burs koşullarıyla bağlantılı ve ölçülü olmalıdır.
Adayla iletişim kurabilir miyim?
Evet. İletişim; başvuru, belge, görüşme, sonuç veya bursiyer takibi gibi programla doğrudan ilgili konularla sınırlı tutulmalıdır. Aday bilgileri tanıtım ya da pazarlama iletişimi için kullanılmamalıdır.
Kurum bütün adayların verilerini görebilir mi?
Hayır. Kurum kullanıcıları yalnızca kendi kurumlarının yetkili oldukları burs ve programlarıyla ilişkili aday kayıtlarına erişmelidir. Erişim yetkisi, sistemdeki tüm aday havuzunu görme hakkı oluşturmaz.
Paylaşım sınırları
Aday verilerini yetkisiz kişilerle veya program dışı amaçlarla paylaşmayın
Adayların kişisel bilgileri, belgeleri ve başvuru ayrıntıları bağışçılara, diğer adaylara veya kurum dışındaki kişilere genel olarak açık değildir. Paylaşım yalnızca ilgili süreç için gerekli, sınırlı ve yetkili kapsamda yapılmalıdır.
- Aday listesini, formunu veya belgelerini yetkisiz kişi ve kanallara göndermeyin.
- Aday verilerini tanıtım, pazarlama, duyuru veya program dışı iletişim amacıyla kullanmayın.
- Bağışçıya aday sunulabilen özel burs modellerinde yalnızca seçim için gerekli sınırlı bilgiyi paylaşın.
- Kimlik, iletişim, gelir, eğitim veya diğer kişisel bilgileri gereksiz biçimde çoğaltmayın.
- Başka bir kurumla veya hizmet sağlayıcıyla paylaşım gerekiyorsa kurumunuzun yetki, amaç ve güvenlik süreçlerini izleyin.
Dışa aktarma ve saklama
Panelden indirilen dosyalar da kişisel veri içerir
Raporlama veya değerlendirme amacıyla dışa aktarılan Excel, PDF, belge ve diğer dosyalar kişisel veri niteliğini kaybetmez. Dosyayı indiren ve kendi sisteminde saklayan kurum, bu kopyaların güvenliği, erişimi, kullanımı ve süresi dolduğunda silinmesi veya imhası için gerekli süreçleri yürütmelidir.
- Yalnızca gerekli adayları ve gerekli alanları dışa aktarın.
- Dosyaları erişimi sınırlandırılmış güvenli kurum ortamında saklayın.
- Kişisel cihaz, kişisel e-posta veya yetkisiz bulut hesabında arşivlemeyin.
- Dosyaları kurumun belirlediği saklama süresinden daha uzun tutmayın.
- İşleme amacı sona erdiğinde kurumun saklama–imha politikası ve yasal yükümlülükleri doğrultusunda silin veya imha edin.
bursverenler.org, kurumun bilgisayarına, e-posta hesabına veya depolama alanına indirilmiş kopyaları göremez ve otomatik olarak silemez. Panelde bir kaydın güncellenmesi, erişimin kapatılması veya üyeliğin silinmesi kurumda saklanan kopyaları kendiliğinden ortadan kaldırmaz.
Güvenli çalışma
Belgeleri, mesajları ve ekran görüntülerini güvenli biçimde yönetin
Aday verilerinin güvenliği kurum kullanıcılarının günlük çalışma biçimine de bağlıdır. Panel dışında kullanılan her bilgi için erişim, saklama ve paylaşım risklerini değerlendirin.
- Dosya veya ekran görüntülerini yetkisiz e-posta, mesajlaşma uygulaması ya da açık bağlantıyla paylaşmayın.
- Teknik destek talebinde gereksiz aday veya bursiyer verisi göndermeyin.
- Yanlış alıcıya gönderim, kayıp cihaz veya şüpheli erişim fark edildiğinde kurumun yetkili kişisini hemen bilgilendirin.
- Olayla ilgili kayıtları koruyun ve kurumunuzun KVKK ile bilgi güvenliği prosedürlerini izleyin.
Bir veriyi panelde görebilmek veya dışa aktarabilmek, onu sınırsız kullanma, yayımlama ya da üçüncü kişilere aktarma hakkı oluşturmaz.