Değerlendirme adımı
Ek belgeyi veya mülakatı yalnızca gerektiğinde kullanın
Ek belge talebi ve mülakat, burs başvurusu değerlendirilirken kullanılabilecek tamamlayıcı adımlardır. Bu adımlar, başvurudaki bilgileri açıklığa kavuşturabilir veya adayın program ölçütlerine göre daha kapsamlı değerlendirilmesini sağlayabilir.
- Güncel veya açıklayıcı bir kanıt gerekiyorsa ek belge isteyin.
- Belge ile adayın beyanı arasında açıklığa kavuşturulması gereken bir durum varsa açıklama talep edin.
- Mülakat önceden belirlenmiş değerlendirme sürecinizin parçasıysa davet gönderin.
- Talepleri yalnızca başvuruyla ve program ölçütleriyle ilgili bilgilerle sınırlandırın.
Başvuru formunda bulunan veya kurum yetkililerinin erişebildiği güncel bir belgeyi gerekçe olmadan tekrar istemeyin. Ek talep, değerlendirme için gerçekten gerekli ve ölçülü olmalıdır.
Ek belge isteme
Hangi belgenin neden gerektiğini açıkça belirtin
-
Adayın başvuru kaydını açın
Kurum Yönetim Panelinde ilgili burs programını ve doğru adayı seçtiğinizi kontrol edin.
-
Belge veya açıklama talebini oluşturun
Paneldeki ilgili işlem üzerinden hangi belgeye veya bilgiye ihtiyaç duyulduğunu ve bunun değerlendirmeyle ilişkisini açıklayın.
-
Belge koşullarını belirtin
Gerekiyorsa belgenin güncel olması gereken tarihi, okunabilirlik koşulunu, kabul edilen biçimi ve son gönderim tarihini yazın.
-
Adayın kullanacağı kanalı gösterin
Belgenin başvuru ekranındaki hangi seçenekten yükleneceğini veya doğrulanmış kurum kanalından nasıl iletileceğini açıkça belirtin.
-
Yanıtı aynı başvuru kaydından takip edin
Gelen belgeyi doğru aday ve program kaydıyla eşleştirin; değerlendirme için gerekli olmayan kopyaları oluşturmayın.
Belge talebinin kapsamını burs değerlendirmesi için gereken bilgilerle sınırlandırın. Tam kart bilgisi, banka parolası, SMS doğrulama kodu veya adayın burs süreciyle ilgisiz kişisel verilerini istemeyin.
Belge gönderim kanalı
Adayın talebi doğrulayabileceği güvenli bir yol kullanın
Mümkün olduğunda talebi Kurum Yönetim Paneli ve adayın bursverenler.org başvuru ekranındaki seçenekler üzerinden yürütün. Programa özel ek bir form veya kurum kanalı gerekiyorsa kurumun adı, talebin ilgili olduğu burs, bağlantının alan adı, istenen bilgi ve son tarih açıkça gösterilmelidir.
- Belge yükleme bağlantısını yalnızca ilgili adaya gönderin.
- Kişisel e-posta adresi, kişisel bulut hesabı veya doğrulanamayan mesajlaşma bağlantısı kullanmayın.
- Haricî form kullanılıyorsa formun veri sorumlusunu ve kullanım amacını adaya açıkça bildirin.
- Adayı başvuruyla ilgisiz bir üyeliğe, ödemeye veya hesap açmaya yönlendirmeyin.
Adaydan hesabındaki başvuru durumunu ve kayıtlı iletişim bilgilerini kontrol etmesini isteyin. Bildirim ulaşmadığında bildirim rehberini kullanabileceğini belirtin. Belge yüklemeden önce talebin ilgili başvuruya ve doğrulanmış kuruma ait olduğundan emin olmalıdır.
Mülakat veya görüşme
Görüşmenin amacını ve katılım bilgilerini netleştirin
Mülakat, adayın programa uygunluğunu değerlendirmek ve başvuru bilgilerini ayrıntılandırmak için kullanılabilir. Adayın katılım için ihtiyaç duyacağı temel bilgileri eksiksiz paylaşın.
- Görüşmenin tarihini, saatini, saat dilimini, yaklaşık süresini ve çevrim içi ya da yüz yüze yapılacağını belirtin.
- Çevrim içi görüşme bağlantısını yalnızca ilgili adayla paylaşın.
- Yüz yüze görüşmede açık adresi, yetkili kişinin adını ve gerekli giriş yönlendirmesini yazın.
- Adayın hazırlaması gereken bilgi veya belgeleri önceden belirtin.
- Katılımın teyit edilip edilmeyeceğini ve katılamama durumunda hangi kanaldan bildirim yapılacağını açıklayın.
- Mülakata davet edilmenin tek başına burs hakkı doğurmadığını açıkça belirtin.
Gizlilik ve adil değerlendirme
İletişimi yalnızca programın amacıyla sınırlandırın
Belge talepleri ve mülakat davetleri yalnızca ilgili burs programının değerlendirme ihtiyaçları için kullanılmalıdır. Başvuru bilgileri, belgeler ve görüşme notları yetkisiz kişilerle veya kanallarla paylaşılmamalıdır.
- Benzer durumdaki adaylara tutarlı bir yaklaşım uygulayın.
- Ayrımcı, gereksiz veya programla ilgisiz sorulardan kaçının.
- Aday belgelerini kurumun yetkilendirilmiş değerlendirme süreci dışındaki kişilere aktarmayın.
- Görüşme notlarını yalnızca yetkili kurum kullanıcılarının erişebileceği ortamda saklayın.
- İndirilen veya dışa aktarılan veriler için Dışa Aktarılan Verilerin Korunması rehberindeki önlemleri uygulayın.
Sonraki adım
Ek belge talebi veya mülakat nihai karar değildir
Bilgi ya da belge istemek veya adayı mülakata davet etmek, başvurunun olumlu sonuçlanacağı anlamına gelmez. Gelen yanıtı, belgeleri ve görüşme sonucunu önceden belirlenmiş program ölçütleriyle birlikte değerlendirin; nihai kararı kurumunuzun yetkili süreci üzerinden kaydedin.
Aday iletişimini, değerlendirme notlarını ve sonuç işlemini doğru burs programı ve aday kaydı altında yürütün. Adayın başvuru durumunu değiştiren işlemleri yalnızca yetkili kurum kullanıcıları yapmalıdır.